Organiser une conférence

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Souhaitez-vous organiser une [conférence] (https://www.evenses.com/congres "Organiser une conférence") pour votre entreprise? Alors ce n'est pas quelque chose que vous faites simplement. Beaucoup de temps et d'argent sont investis dans l'organisation d'une conférence. Vos invités ont des attentes élevées et paient de l'argent pour la conférence. Une bonne préparation est donc très importante. Une conférence réussie contribue positivement à l'image de votre entreprise. Mais comment organisez-vous la conférence parfaite? Nous vous donnons 10 conseils.

** Astuce 1. Commencez à l'heure avec les préparatifs **

Commencez à l'heure. Cela semble logique, mais cela tourne encore souvent mal sur ce point.

Dans tous les cas, prenez au moins quatre mois pour organiser votre conférence. Envoyez les invitations au plus tard six à huit semaines avant la conférence. Les visiteurs peuvent alors réserver une place dans leur agenda pour votre événement.

Souhaitez-vous inviter les meilleurs orateurs? Ensuite, il est généralement nécessaire de le réserver environ six à huit mois à l'avance.

Haut-parleurs renommés

Chez Evenses, vous pouvez embaucher divers Néerlandais célèbres en tant que [présentateur] (https://www.evenses.com/presentatie) et haut-parleur, tels que:

[Anna Nooshin] (https://www.evenses.com/anna-nooshin livres «Anna Nooshin pour votre convention»)

[Geraldine Kemper] (https://www.evenses.com/geraldine-kemper-books "Livres Geraldine Kemper")

[Dennis Weening] (https://www.evenses.com/dennis-weening livres "Dennis Weening books")

Anna Nooshin

Cette femme puissante transmet votre message à vos invités de manière inspirante. Le jeune entrepreneur prononce un discours impressionnant que le public n'oubliera pas de sitôt.

Géraldine Kemper

Durfal Geraldine Kemper vous assure une présentation réussie de votre produit ou de votre message lors de votre conférence.

Dennis Weening

Dennis Weening est un élément indispensable de la télévision néerlandaise. En plus du travail télévisuel, il présente régulièrement lors de conférences.

** Astuce 2. Assurez-vous d'avoir un budget et une capacité suffisants **

Organiser une conférence coûte cher. Vous devez louer une salle, fournir la technologie, réserver un conférencier invité, organiser des divertissements et embaucher du personnel supplémentaire. Déterminez donc vos souhaits pour la conférence et assurez-vous que le budget est suffisant pour cela.

Assurez-vous également qu'il existe une capacité suffisante parmi les collègues qui participent à l'organisation de la conférence. Quand ils manquent de temps, vous courez le risque de les faire fuir.

** Astuce 3. Réservez un lieu approprié et inspirant pour votre conférence **

Le troisième conseil est de réserver un emplacement approprié. Cela doit non seulement convenir à votre conférence, mais également à votre groupe cible. Avec un emplacement inspirant, vous vous démarquez de la concurrence et surprenez vos invités. Les facteurs les plus importants lors du choix d'un emplacement sont une bonne accessibilité et un espace de stationnement suffisant.

** Astuce 4. Gardez vos invités fascinés avec un programme varié **

Le contenu du programme fait ou rompt votre conférence. Préparez ensuite un programme varié et intéressant. Cela amènera des invités à votre conférence. Ne vous contentez pas de planifier des conférences, mais offrez de la variété. Offrez des ateliers lors de votre conférence. Offrez encore plus de divertissement avec un animateur. Ou ayez un groupe, comme un [groupe de couverture] (https://www.evenses.com/coverband "Groupe de couverture pour votre conférence") ou [groupe de jazz] (https://www.evenses.com/jazz-band "Groupe de jazz livres ") fournissent la musique de fond.

Néerlandais bien connu en tant que président du jour

Un autre ajout intéressant à la conférence consiste à embaucher un Néerlandais bien connu comme président de la journée. Il est alors important que cette célébrité convienne à la conférence, à votre entreprise et aux invités.

Toujours quelqu'un en attente

Si vous réservez un groupe, un artiste ou une célébrité avec Evenses, nous fournirons toujours un remplaçant qui est en stand-by. Après tout, il peut arriver que le groupe, le conférencier invité ou l'artiste doive annuler de manière inattendue pour cause de maladie ou autre. Grâce à notre stand-by, vous pouvez être sûr que la performance se poursuivra.

[Ateliers] (https://www.evenses.com/workshop) pour vos invités

Evenses propose différents ateliers pour votre conférence, tels que:

[Atelier chocolat] (https://www.evenses.com/workshop-bonbon-chocolade "Conference planning"): initiez vos invités à l'origine et à la mystique du chocolat.

[Atelier cocktail] (https://www.evenses.com/cocktail-workshop "Atelier cocktail"): offrez à vos visiteurs la possibilité de réaliser leurs propres cocktails (sans alcool).

[Atelier de sushi] (https://www.evenses.com/sushi-workshop "louer un atelier de sushi"): surprenez vos invités avec un atelier de sushi, où ils fabriquent différents types de sushi.

[VR Experience] (https://www.evenses.com/vrexperience "Vr experience conference"): initiez vos visiteurs aux dernières nouveautés dans le domaine de la réalité virtuelle lors d'une expérience VR.

** Astuce 5. Assurez-vous que la technique est correctement organisée **

Si le message du conférencier invité ou du présentateur ne parvient pas à vos invités, votre conférence est vouée à l'échec. Vérifiez si tout est bien organisé dans le domaine technique. Testez le son et la lumière au préalable. Cela empêche un haut-parleur d'être coupé pendant son histoire parce que la technologie échoue ou qu'il n'y a pas de projecteur.

** Astuce 6. Utilisez les réseaux sociaux pour la promotion **

Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir votre conférence, tels que Facebook, Twitter et Instagram. Ici, vous pouvez partager toutes les nouvelles de votre conférence gratuitement ou à un prix très avantageux et atteindre une grande partie de votre groupe cible.

** Astuce 7. Assurez une répartition claire des tâches **

Mettez-vous d'accord sur une répartition claire des tâches avec vos collègues. Il est alors clair pour quiconque a quelle tâche. Cela empêche certaines choses de ne pas être effectuées, car une personne pensait que l'autre le ferait. Votre conférence se déroulera sans heurts avec une répartition claire des tâches.

** Astuce 8. Évitez une longue file d'attente à l'entrée **

Une longue file d'attente n'est pas un bon début pour votre conférence. Évitez à vos invités d'avoir à attendre longtemps et embauchez des hôtesses pour que l'enregistrement se déroule sans problème. Une hôtesse peut également guider vos invités tout au long de la conférence.

** Astuce 9. Utilisez toujours un script **
L'utilisation d'un script est un must. Alors utilisez toujours ceci. Faites cela même si vous avez préparé la conférence à la perfection. Si quelqu'un est malade ou s'il y a une calamité, vous pouvez toujours vous rabattre sur le scénario.

** Astuce 10. Prenez le temps d'une évaluation **

Même après la conférence, vous n'êtes pas encore prêt. Prenez du temps pour une évaluation. Découvrez ce qui s'est bien passé et ce qui pourrait être amélioré. Prenez ces points comme un moment d'apprentissage pour la prochaine conférence. Envoyez également des lettres de remerciement aux invités, aux intervenants et aux fournisseurs. En faisant cela, vous construisez une relation avec eux.



Qu'est-ce qui est inclus dans le prix ?

Tout ce qui est nécessaire pour une performance réussie est inclus dans la norme de plage. Le prix est donc tout compris et il n'y a pas de frais supplémentaires. Sont inclus :

  • Divertissement tamisé et professionnel
  • Garantie de remboursement
  • Frais de voyage
  • TVA
  • Divertissement de remplacement en cas de maladie
  • Liste de souhaits en ligne
  • Gestionnaire d'événements personnels
  • Service clientèle 24/7
  • Montage et démontage (si nécessaire)
  • Technologie de la lumière et du son (si nécessaire)
  • Autres équipements nécessaires (si nécessaire)
Comment le prix est-il fixé ?

Le prix dépend principalement des facteurs suivants :

  • La durée souhaitée du spectacle
  • Temps et frais de déplacement
  • Toute technologie d'éclairage et/ou de son requise
  • Tout temps d'attente et de préparation
  • La taille du groupe
  • Connaissance de la loi.

En définitive, chaque fête est unique. C'est pourquoi nous sommes heureux de discuter de vos besoins à l'avance et pouvons vous faire une proposition sur mesure.

Comment la qualité du divertissement est-elle garantie ?

Une équipe spécialement formée effectue un contrôle préalable de nos divertissements. Ici, nous examinons :

  • l'expérience,
  • formation,
  • le rapport qualité-prix,
  • la représentativité,
  • originalité
  • fiabilité dans le respect des rendez-vous.

Ce que nous faisons d'autre :

  • Tous les actes sont présentés en avant-première par le biais de démonstrations et de performances en direct.
  • Présentation personnelle avant que les actes puissent se produire au nom d'Evenses
  • Notre service de divertissement dispose également d'un portail en ligne où ils peuvent consulter à tout moment toutes les informations et les exigences de votre réservation
  • Nous appelons et envoyons des SMS aux artistes avant la réservation pour une vérification finale.
  • Nous ne travaillons qu'avec des spectacles que nous soutenons nous-mêmes et qui répondent à nos normes de qualité. Dans tous les autres cas, ils n'apparaissent pas sur notre site web.
  • Comme nous sommes en activité depuis près de 15 ans, nous avons une bonne coopération à long terme avec presque tous nos clients du secteur du divertissement.
Quel est le processus d'une réservation ?

Notre travail consiste à vous décharger complètement pour que la fête soit réussie. C'est ainsi que l'on obtient une fête réussie :

  1. Regardez notre site web et choisissez le divertissement qui vous plaît. Difficile de choisir ? Contactez notre équipe et nous vous aiderons à trouver la bonne option.
  2. Vous recevrez une proposition sans engagement. Il ne correspond pas tout à fait à vos besoins ? Faites-le nous savoir et nous essaierons de l'adapter. La proposition vous convient-elle ? Vous pouvez ensuite indiquer que vous souhaitez réserver.
  3. Vous pouvez soumettre vos souhaits et autres détails en ligne. Nous établirons un accord et une facture. Ce document peut être payé et signé en ligne. Nous allons programmer correctement tous les divertissements. Nous prendrons contact avec vous peu avant la réservation.
  4. Nous sommes prêts. Nous allons en faire une occasion réussie !
Comment puis-je annuler ?

Voulez-vous annuler à l'improviste ? Veuillez nous contacter, nous essaierons alors de résoudre le problème du mieux possible, tant pour vous que pour le spectacle que vous avez réservé. En consultation, nous arrivons généralement à la meilleure solution.

Il s'agit de notre politique d'annulation standard :
Après avoir confirmé votre réservation, vous disposez d'un délai de réflexion de 14 jours. Vous pouvez alors annuler, sans donner de raison, sans frais. Ceci s'applique uniquement aux réservations de plus de 45 jours le jour de la réservation.

Si le délai de réflexion a expiré, ou si la réservation est effectuée dans les 45 jours, nous facturerons des frais d'annulation. Vous pouvez souscrire une assurance annulation au moment de la réservation pour 6,8 % du montant de la réservation.

Annuler sans protection d'annulation :
20% jusqu'à 90 jours ou plus avant la réservation
40% jusqu'à 31 jours avant la réservation
60% jusqu'à 14 jours avant la réservation
80 % jusqu'à 7 jours avant la réservation
100% jusqu'à 0 jour avant la réservation

Annulation avec protection d'annulation :
jusqu'à 90 jours avant la réservation
20% jusqu'à 31 jours avant la réservation
30% jusqu'à 14 jours avant la réservation
40% jusqu'à 7 jours avant la réservation
50% jusqu'à 0 jour avant la réservation
+
En cas d'annulation flexible, si le fournisseur est d'accord, le client peut déplacer la date de réservation une fois sans frais.

Pour les artistes connus, nous respectons les conditions d'annulation telles qu'elles s'appliquent à cette fête.

Comment s'effectue le paiement ?

Vous pouvez effectuer votre paiement via notre environnement en ligne sécurisé. Nous utilisons pour cela le prestataire de paiement Mollie. Vous pouvez choisir parmi toutes les méthodes de paiement courantes.

  • Idéal
  • Virement bancaire
  • Carte de crédit
  • PayPal
  • Apple Pay
  • Sofort Banking
  • Contact bancaire
  • Bouton de paiement KBC/CBC
  • Bouton de paiement Belfius

Vous pouvez choisir les modalités de paiement suivantes :

  • Dépôt de 100% à l'avance
  • 50% à la réservation, 50% restants 14 jours avant la réservation.
    Pour les entreprises uniquement :
  • Payer 30 jours après la réservation (supplément de 2,9%)
  • Payer 60 jours après la réservation (supplément de 6,8 %)
Que faire si ma fête ne peut avoir lieu à cause de Corona ?

Vous souhaitez réserver un divertissement, mais vous n'êtes pas sûr que la date de votre fête puisse être maintenue ? Avec nous, vous pouvez déplacer votre réservation sans frais à tout moment si votre fête ne peut avoir lieu en raison de mesures gouvernementales. Nous offrons cette garantie totalement gratuite !

Que faire si le spectacle ne peut pas se produire à la dernière minute ?

Nous avons toujours une option de secours disponible. Notre équipe est disponible 24 heures sur 24. Si le spectacle que vous avez réservé ne peut pas avoir lieu pour cause de force majeure, nous ferons tout notre possible pour qu'il ait lieu. Comme nous disposons d'un réseau très étendu, nous réussissons toujours.

Nos clients heureux

Les clients ont donné 1079 avis sur Evenses.
La moyenne des avis est de 4,6 sur 5.

“Super, tout le monde était bien guidé par les dames et le début de la fête d'entreprise s'est très bien passé!”
Eva van der Dompel
“Beaucoup d'ambiance, de puissance, de très bonne qualité!”
Nicole
“Nous avons réservé le spectacle laser en combinaison avec un DJ pour notre 25e anniversaire. Le spectacle laser était un excellent ajout, nous l'avons apprécié!”
Piet et Sarah van de Steeg
Voulez-vous que votre fête réussisse?

Quel que soit votre événement ou votre célébration, nous sommes là pour faire de votre journée spéciale un moment inoubliable.

Besoin de conseils ou d'aide?

7 jours sur 7, nous sommes prêts à vous aider via