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Organiser Congrès / Conférence

Vous organisez un congrès ou une conférence ?
Faites-vous partie d'un conseil consultatif pour l'industrie dans laquelle vous travaillez et vous a-t-on demandé de trouver des moyens de rapprocher les grands et les petits acteurs de l'industrie ? Travaillez-vous dans une entreprise qui organise des conférences et autres événements de grandes envergures, et y en a-t-il un à venir l'année prochaine pour lequel vous souhaitez faire quelque chose de spécial ? Ou peut-être êtes-vous juste un professionnel passionné qui souhaite stimuler la croissance locale et pour cette raison souhaitez organiser vous-même une petite conférence ? Avez-vous déjà pensé à réserver une conférence ou un congrès avec l'aide d'un organisateur d'événements expérimenté comme Evenses ?

Organiser un congrès ou une conférence ?

Nous sommes connus en Europe comme l'une des meilleures adresses en matière d'organisation de fêtes et d'événements, de réservation et de fourniture de toutes sortes de divertissements et de services annexes, mais nous sommes également très actifs dans l'organisation et la réservation de conférences et de congrès pour nos clients. Des conférences et congrès locaux à petite échelle aux conférences et congrès de grandes échelles pour les visiteurs internationaux, nous avons les services, les contacts et l'expérience pour vous aider à organiser la conférence ou le congrès parfait.

L'aide d'un parti expérimenté est généralement très utile lors de l'organisation d'une conférence ou d'un congrès, surtout si vous n'avez jamais organisé de conférence ou de congrès vous-même. Cependant, cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas apporter de valeur ajoutée aux personnes qui ont déjà organisé plusieurs congrès ou conférences, car beaucoup de choses peuvent vous venir en tant qu’organisateurs. Il arrive souvent que plus la conférence est grande ou élaborée, plus il y a d'éléments à prendre en compte et plus ces éléments peuvent devenir complexes. En tant qu'organisateur, vous êtes responsable de tout, de la gestion de l'accès et de l'organisation de la logistique à la prise en charge de la restauration et de certains divertissements pour les participants.

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En réservant une conférence ou un congrès avec nous, nous pouvons vous faciliter le travail. Cela facilite la tenue d'une vue d'ensemble et vous permet de vous concentrer sur les tâches que vous ne pouvez pas ou ne voulez pas abandonner. Pensez, par exemple, à fournir une restauration simple aux visiteurs de la conférence ou du congrès. Par exemple, nous pourrions installer un ou plusieurs Food-Trucks sur ou à l'extérieur du terrain de la conférence ou du congrès. Un autre exemple serait de vous aider à réserver et à construire des scènes fiables et des équipements associés, tels que des systèmes d'éclairage et de sonorisation.

Il n'est pas forcément difficile de réserver la conférence ou le congrès parfait pour votre occasion, mais étant donné la gamme d'options pour les conférences et congrès, il est généralement judicieux de faire appel à une entreprise qui a de l'expérience dans le domaine de ces réservations. Toutes les options que nous proposons ne conviendront pas à la conférence ou congrès que vous allez organiser. Evenses dispose d'un vaste portefeuille de fournisseurs de services, d'actes en direct et d'autres options qui ne seraient pas déplacées dans la plupart des conférences. Nous sommes heureux d'utiliser cette expertise et cette expérience pour vous aider, afin que vous puissiez réserver la conférence ou le congrès parfait.

Nos spécialistes du divertissement sont disponibles 7 jours sur 7 via le formulaire de devis sur notre site Internet, ou par e-mail ou par téléphone. Si vous souhaitez d'abord explorer l'offre vous-même, vous pouvez faciliter la recherche à l'aide de notre moteur de recherche. En combinaison avec d'autres documents que vous pouvez trouver sur Internet, vous pouvez avoir une première impression des options disponibles pour toutes sortes de conférences ou congrès. Pour vous aider un peu plus loin dans l'organisation de votre conférence ou de votre congrès, nous allons également énumérer ci-dessous quelques points auxquels vous devez prêter attention lors de l'organisation d'une conférence ou d'un congrès et quelques conseils pour faire de votre conférence ou de votre congrès un événement réussi.

À quoi vous devez faire attention lors de l'organisation d'un congrès ou d'une conférence ?

Bien sûr, tout dépend du type de conférence ou du congrès que vous allez organiser, mais vous pouvez supposer qu'en tant qu'organisateur, vous devez généralement faire attention à beaucoup de choses. En fin de compte, si tout se passe bien, vous n'êtes pas seul, surtout si vous envisagez de travailler avec Evenses, mais l'organisateur porte toujours une grande responsabilité. Pour cette raison, nous avons énuméré certains de ces éléments ci-dessous.

Le lieu de votre congrès / conférence

Cela peut sembler logique, et c'est effectivement le cas, mais vous seriez surpris du nombre de conférences et congrès qui ont lieu dans des endroits trop petits ou trop grands pour la taille de l'événement et le nombre de participants. Il est très important d'avoir une bonne idée du nombre de personnes auxquelles vous pouvez vous attendre à la conférence ou au congrès, car vous saurez ainsi quels endroits conviennent le mieux à l'occasion. Un espace ou un lieu trop petit est un problème pour des raisons évidentes, mais la réservation d'un lieu trop grand peut également avoir des effets négatifs sur la conférence et le congrès. Ce n'est pas seulement un gaspillage d'argent, mais cela donne aussi l'image d'une conférence ou d'un congrès peu fréquenté.

L'infrastructure logistique

Surtout pour les grandes conférences ou congrès pour lesquels un grand nombre de personnes se déplacent chez vous, il est important que l'infrastructure à proximité immédiate du lieu puisse gérer ce nombre. L'avantage ici est que de nombreux endroits adaptés à des conférences plus importantes ou de grands congrès sont souvent situés dans des points bien connectés et facilement accessibles. Néanmoins, tenez compte du nombre de personnes qui viendront et surtout du type de transport qu'elles viendront sur les lieux lors du choix d'un lieu pour la conférence et le congrès que vous allez organiser.

L'importance de la date du congrès ou conférence

L'un des premiers jalons de l'organisation d'une conférence ou d'un congrès est la fixation de la date. Notre personnel spécialisé peut vous aider à choisir la date parfaite en fonction de divers facteurs. Par exemple, il est utile de savoir quelles autres conférences et congrès et quels événements majeurs auraient lieu à peu près au même moment, car cela peut bloquer l'infrastructure autour de votre lieu de conférence et de congrès et augmenter les prix, par exemple, des vols et des chambres d'hôtel. En outre, dans de nombreux cas, il est sage de ne pas organiser la conférence ou le congrès le week-end ou pendant les vacances, car de nombreuses personnes considèrent la participation à des conférences comme un travail.

Quelques conseils pour organiser une conférence ou un congrès qui se démarque

Là où le titre précédent se réfère principalement à des éléments de base sur lesquels vous devez absolument garder un œil lors de l'organisation d'une conférence ou d'un congrès, dans cet article, nous entrerons plus en détail sur ce que vous pouvez faire pour donner un petit plus à votre événement. Après tout, en tant qu'organisateur, vous voulez que votre conférence ou congrès soit unique et que les gens en parlent pendant longtemps.

Proposez un thème approprié pour la conférence et congrès

Lors d'une conférence ou d'un congrès, vous souhaitez créer un sentiment de convivialité parmi les visiteurs et proposer un thème peut vous aider. De plus, avec un thème général, vous pouvez également rassembler tous les éléments de la conférence et du congrès, du logo et de la marque au lieu et à la logistique interne, pour en faire un tout cohérent. Le thème qui correspond le mieux à la conférence et congrès que vous allez organiser dépend beaucoup de l'industrie ou du sujet, mais des thèmes généraux tels que «Plus forts ensemble», «L'éducation au 21e siècle», ou autres, peuvent être d'une valeur ajoutée considérable.

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Obtenez une expertise pour votre congrès et conférence

Nous avons déjà écrit que lors de la réservation d'une conférence ou d'un congrès, beaucoup de choses peuvent venir à vous, et souvent en même temps. N'ayez donc pas peur de déléguer, surtout lorsqu'il s'agit d'une grande conférence ou d'un congrès, mais vous devez alors faire de votre mieux pour attirer de bonnes personnes. En embauchant, par exemple, un spécialiste du marketing ou un assistant administratif, vous pouvez transférer certaines tâches et vous concentrer sur d'autres choses vous-même. Evenses peut vous aider à réserver une conférence et un congrès de cette manière.

La relaxation est également importante

Enfin, il est également important d'offrir une petite variation aux visiteurs. La plupart des conférences et congrès sont des occasions sérieuses où les gens viennent travailler, apprendre et "réseauter", mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas leur offrir quelque chose d'amusant lorsqu'ils ont besoin d'une pause. Que diriez-vous, par exemple, d'une salle à manger remplie de magiciens se déplaçant entre les gens en train de déjeuner, ou d'un stand de sucreries à l'entrée ?

Ce que Evenses peut faire pour votre conférence ou congrès

En tant que spécialiste de la planification d'événements et du divertissement, nous travaillons avec un large portefeuille de fournisseurs de services adaptés à tous les types de conférences et congrès, des petits événements locaux aux conférences massivement élaborées qui attirent des gens du monde entier. Que vous souhaitiez organiser une conférence régionale ou un congrès pour votre industrie avec une restauration dont on se souviendra longtemps, ou une grande conférence ou congrès dans un gigantesque complexe qui doit encore être entièrement équipé pour l'occasion, Evenses se fera un plaisir de vous aider à trouver les options idéales. En réservant une conférence ou un congrès, vous pouvez la rendre complètement unique, surtout si vous vous faites déjà une bonne idée à l'avance du type de conférence ou de congrès que vous allez organiser et de la manière dont vous souhaitez mettre en œuvre les nombreuses facettes de cette organisation.

Vous organisez une conférence ou un congrès pour votre entreprise ? Dès que vous avez trouvé votre lieu de conférence, votre centre de conférence ou votre salle de conférence, il est important d'établir le programme de la conférence ou du congrès. Il arrive souvent qu'une certaine forme de divertissement soit disponible lors d'une conférence ou d'un congrès. Chez Evenses, nous sommes heureux de vous aider à apporter du divertissement à votre réunion, n'hésitez pas à nous contacter. Nous avons l'expérience pour trouver le bon divertissement pour votre conférence, réunion ou congrès. Des salles de conférence ou congrès de petite ou grande taille, nous pouvons offrir des divertissements à des prix compétitifs. Par exemple, vous pouvez réserver un groupe de musique, un orchestre ou un chanteur, mais aussi réserver un conférencier.

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Vous êtes curieux de connaître nos produits et services ou souhaitez-vous plus d'informations sur les possibilités que nous pouvons vous offrir ? N'hésitez pas à nous contacter. Nous serons heureux de vous aider, car chez Evenses vous êtes au bon endroit pour l'animation de votre conférence, réunion ou congrès. Evenses fournit toujours un produit sur mesure.

  • Conférence
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  • Lieux, logistique, intervenants, tout savoir pour votre conférence et congrès


Qu'est-ce qui est inclus dans le prix ?

Tout ce qui est nécessaire pour une performance réussie est inclus dans la norme de plage. Le prix est donc tout compris et il n'y a pas de frais supplémentaires. Sont inclus :

  • Divertissement tamisé et professionnel
  • Garantie de remboursement
  • Frais de voyage
  • TVA
  • Divertissement de remplacement en cas de maladie
  • Liste de souhaits en ligne
  • Gestionnaire d'événements personnels
  • Service clientèle 24/7
  • Montage et démontage (si nécessaire)
  • Technologie de la lumière et du son (si nécessaire)
  • Autres équipements nécessaires (si nécessaire)
Comment le prix est-il fixé ?

Le prix dépend principalement des facteurs suivants :

  • La durée souhaitée du spectacle
  • Temps et frais de déplacement
  • Toute technologie d'éclairage et/ou de son requise
  • Tout temps d'attente et de préparation
  • La taille du groupe
  • Connaissance de la loi.

En définitive, chaque fête est unique. C'est pourquoi nous sommes heureux de discuter de vos besoins à l'avance et pouvons vous faire une proposition sur mesure.

Comment la qualité du divertissement est-elle garantie ?

Une équipe spécialement formée effectue un contrôle préalable de nos divertissements. Ici, nous examinons :

  • l'expérience,
  • formation,
  • le rapport qualité-prix,
  • la représentativité,
  • originalité
  • fiabilité dans le respect des rendez-vous.

Ce que nous faisons d'autre :

  • Tous les actes sont présentés en avant-première par le biais de démonstrations et de performances en direct.
  • Présentation personnelle avant que les actes puissent se produire au nom d'Evenses
  • Notre service de divertissement dispose également d'un portail en ligne où ils peuvent consulter à tout moment toutes les informations et les exigences de votre réservation
  • Nous appelons et envoyons des SMS aux artistes avant la réservation pour une vérification finale.
  • Nous ne travaillons qu'avec des spectacles que nous soutenons nous-mêmes et qui répondent à nos normes de qualité. Dans tous les autres cas, ils n'apparaissent pas sur notre site web.
  • Comme nous sommes en activité depuis près de 15 ans, nous avons une bonne coopération à long terme avec presque tous nos clients du secteur du divertissement.
Quel est le processus d'une réservation ?

Notre travail consiste à vous décharger complètement pour que la fête soit réussie. C'est ainsi que l'on obtient une fête réussie :

  1. Regardez notre site web et choisissez le divertissement qui vous plaît. Difficile de choisir ? Contactez notre équipe et nous vous aiderons à trouver la bonne option.
  2. Vous recevrez une proposition sans engagement. Il ne correspond pas tout à fait à vos besoins ? Faites-le nous savoir et nous essaierons de l'adapter. La proposition vous convient-elle ? Vous pouvez ensuite indiquer que vous souhaitez réserver.
  3. Vous pouvez soumettre vos souhaits et autres détails en ligne. Nous établirons un accord et une facture. Ce document peut être payé et signé en ligne. Nous allons programmer correctement tous les divertissements. Nous prendrons contact avec vous peu avant la réservation.
  4. Nous sommes prêts. Nous allons en faire une occasion réussie !
Comment puis-je annuler ?

Voulez-vous annuler à l'improviste ? Veuillez nous contacter, nous essaierons alors de résoudre le problème du mieux possible, tant pour vous que pour le spectacle que vous avez réservé. En consultation, nous arrivons généralement à la meilleure solution.

Il s'agit de notre politique d'annulation standard :
Après avoir confirmé votre réservation, vous disposez d'un délai de réflexion de 14 jours. Vous pouvez alors annuler, sans donner de raison, sans frais. Ceci s'applique uniquement aux réservations de plus de 45 jours le jour de la réservation.

Si le délai de réflexion a expiré, ou si la réservation est effectuée dans les 45 jours, nous facturerons des frais d'annulation. Vous pouvez souscrire une assurance annulation au moment de la réservation pour 6,8 % du montant de la réservation.

Annuler sans protection d'annulation :
20% jusqu'à 90 jours ou plus avant la réservation
40% jusqu'à 31 jours avant la réservation
60% jusqu'à 14 jours avant la réservation
80 % jusqu'à 7 jours avant la réservation
100% jusqu'à 0 jour avant la réservation

Annulation avec protection d'annulation :
jusqu'à 90 jours avant la réservation
20% jusqu'à 31 jours avant la réservation
30% jusqu'à 14 jours avant la réservation
40% jusqu'à 7 jours avant la réservation
50% jusqu'à 0 jour avant la réservation
+
En cas d'annulation flexible, si le fournisseur est d'accord, le client peut déplacer la date de réservation une fois sans frais.

Pour les artistes connus, nous respectons les conditions d'annulation telles qu'elles s'appliquent à cette fête.

Comment s'effectue le paiement ?

Vous pouvez effectuer votre paiement via notre environnement en ligne sécurisé. Nous utilisons pour cela le prestataire de paiement Mollie. Vous pouvez choisir parmi toutes les méthodes de paiement courantes.

  • Idéal
  • Virement bancaire
  • Carte de crédit
  • PayPal
  • Apple Pay
  • Sofort Banking
  • Contact bancaire
  • Bouton de paiement KBC/CBC
  • Bouton de paiement Belfius

Vous pouvez choisir les modalités de paiement suivantes :

  • Dépôt de 100% à l'avance
  • 50% à la réservation, 50% restants 14 jours avant la réservation.
    Pour les entreprises uniquement :
  • Payer 30 jours après la réservation (supplément de 2,9%)
  • Payer 60 jours après la réservation (supplément de 6,8 %)
Que faire si ma fête ne peut avoir lieu à cause de Corona ?

Vous souhaitez réserver un divertissement, mais vous n'êtes pas sûr que la date de votre fête puisse être maintenue ? Avec nous, vous pouvez déplacer votre réservation sans frais à tout moment si votre fête ne peut avoir lieu en raison de mesures gouvernementales. Nous offrons cette garantie totalement gratuite !

Que faire si le spectacle ne peut pas se produire à la dernière minute ?

Nous avons toujours une option de secours disponible. Notre équipe est disponible 24 heures sur 24. Si le spectacle que vous avez réservé ne peut pas avoir lieu pour cause de force majeure, nous ferons tout notre possible pour qu'il ait lieu. Comme nous disposons d'un réseau très étendu, nous réussissons toujours.

Le choix de la qualité
Service personnalisé
Prestation garantie
Plus de 10 000 expériences de fêtes
Voulez-vous que votre événement soit une réussite?

Quel que soit votre événement ou votre célébration, nous sommes là pour faire de votre journée spéciale un moment inoubliable.

Advice
Besoin de conseils ou d'aide?

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