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Organiser un évènement associatif

Organiser un évènement associatif

Comment organiser un évènement associatif ? Nous arrivons au moment de l'année où il est venu le temps d'organiser la fête de fin d'année de votre club de sport ? Vous faites partie d'une association et souhaitez organiser un évènement afin de récolter des fonds pour son fonctionnement ou une cause ? En résumé vous êtes en charge de l'organisation mais ne savez pas comment organiser un évènement associatif, ou alors vous manquez de temps ? Faites-nous confiance, nous sommes là pour vous aider dans l'organisation de votre évènement associatif.

A quoi souhaitez vous que votre évènement associatif ressemble ?

Plusieurs formats d'évènements sont assez courant dans le monde de l'organisation d'évènements associatifs, et ils dépendent des audiences visés. Si vous souhaitez organiser un évènement pour un club sportif ou autre, visant particulièrement des jeunes et leurs parents, il serait plutôt judicieux d'organiser un évènement associatif en journée. Vous recherchez des fonds pour une cause, le format du diner caritatif en soirée conviendra mieux. Chez Evenses, nous pouvons vous aider à cibler votre audience afin de réfléchir ensemble à l'organisation d'évènement associatif qui conviendra.

Quelques idées d'évènements associatifs

Voici quelques idées que nous avons déjà pu mettre en places pour plusieurs associations et qui fonctionnent biens.
Vous organisez un évènement associatif pour célébrer la fin ou le début d'une année, de bons résultats, ou juste vous retrouver, cette association est plutôt locale : dans ce cas, nous suggérons l'organisation d'un grand barbecue, avec des activités de kermesses. Les adultes pourront se retrouver et discuter, et les enfants jouer et participer aux activités. Dans ce type d'évènements associatifs vous pouvez penser à réserver par exemple un caricaturiste, ou encore des échassiers, ou encore un magicien très populaires auprès des enfants. Avec ceci, la réservations d'enceintes afin de mettre un fond musical pourrait être judicieux.

Vous organisez un évènement associatif avec un but précis, ou celle-ci concernent majoritairement des adultes ? D'autres formats s'offrent à vous.
Vous souhaitez organiser un évènement associatif dans le but de récolter des fonds ? Que pensez vous d'une soirée casino, où les joués et perdus seraient collectés pour votre cause ? Ou encore, qui dire d'un grand loto, ou d'une grand tombola autour d'un superbe diner préparé par un traiteur de votre choix ?

Comment organiser un évènement associatif.jpg

Avec ceci, ne reste plus qu'à trouver un bon groupe de musique pour accompagner le dine et jouer un fond musical, et le tour est joué. Tout le monde sera content, sera sera amusé, aura bien mangé, et vous aurez collecté les fonds comme vous le souhaitiez.

Vous souhaitez que votre évènement associatif soit une soirée dansante ?

À quoi ressemblera votre évènement associatif ? Pensez à la décoration de la fête du club. Organiser une soirée à thème est synonyme de succès, nous avons plusieurs équipements chez Evenses qui conviendront à votre soirée à thème. Quelques idées pour une soirée à thème sont par exemple ; Halloween, Disney, bien habillé, 80's ou soirée karaoké !

Le choix de la musique lors de l'organisation d'un évènement associatif

Vous pouvez adapter votre programmation musicale en fonction de l'audience attendue. Si vous êtes par exemple membre d'une membre de bikers et en charge de l'organisation de l'évènement associatif de l'année, réserver un groupe de rock conviendra, si en revanche votre audience est cosmopolite, et que vous souhaitez que tout le monde s'y retrouve et puisse danser, un DJ polyvalent est un très bon ajout pour vraiment créer une atmosphère propice.

comment organiser un évènement associatif 2.jpg

Evenses travaille avec des artistes professionnels. Nos musiciens peuvent être divisés en : Solistes, duos, trio et groupes. Si vous voulez faire une soirée très dansante, nous vous recommandons de faire appel à un DJ ou à un groupe de reprises, nous avons de nombreux DJ et divers groupes de reprises, nous trouverons l'artiste adéquat pour toutes vos préférences.

Vous pouvez nous contacter pour n'importe quelle dimension de l'organisation de votre évènement associatif, nous nous ferons un plaisir de vous aider. Demandez un devis sans engagement pour votre évènement associatif.

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  • comment organiser un évènement associatif ?
  • les différents types d'évènements associatifs
  • nos conseils pour organiser votre évènement associatif
  • nous vous aidons à organiser un évènement associatif


Combien coûte la réservation d'un groupe de musique ?

À titre indicatif, vous pouvez utiliser ces prix pour les groupes.

Coûts des groupes:

  • alentours de 700€ - Duo
  • 800€ - 1 000€ - Trio
  • 1 000 - 1 500 : Quatuor
  • 1 500 - 2 000€ - Orchestre
  • 10 000 € et plus - Groupe célèbre

Le prix exact dépend de plusieurs facteurs. Entre autres, la qualité du groupe, la réputation du groupe, le style de musique, la durée pendant laquelle le groupe doit jouer, la technologie sonore requise et aussi la distance à parcourir. Ensemble, ils déterminent le prix total final du groupe.

Quelles chansons les groupes peuvent-ils jouer ?

Les groupes ont un répertoire de chansons qu'ils jouent. Ils sont bien évidemment ouverts aux suggestions et demandes spécifiques. Toutefois, il est bon de les indiquer bien avant la réservation. Le soir même, les demandes de chansons peuvent se faire en fonction du décor et du plaisir des invités. Si une chanson demandée n'est pas dans le répertoire, les groupes de musique sont prêts à répéter 1 ou 2 chansons.

Combien de temps un groupe de musique joue-t-il ??

Une performance standard consiste en 3 séries de 45 minutes. Celle-ci est répartie sur une période de 3 à 3,5 heures. Des performances plus courtes sont également possibles. Le temps de jeu maximum en général pour un groupe de musique est de 4 séries de 40 minutes. Celui-ci peut être réparti sur une période de 4 à 5 heures.

Afin de pouvoir jouer de manière agréable, professionnelle et enthousiaste, le groupe doit faire une pause de temps en temps. Une performance d'une heure maximum est normalement effectuée sans pause. Pour des performances plus longues, vous pouvez supposer qu'il y aura une pause d'environ 15 minutes par heure.

Pendant les pauses, le groupe fournit une musique d'ambiance qu'ils jouent sur leur système sonore. La musique est bien sûr alignée avec la musique jouée pendant la performance. Certains groupes viennent avec un DJ, qui s'occupera de la musique. Bien sûr, vous pouvez également engager un DJ pour les pauses avec tous les groupes

Combien de temps à l'avance le groupe de musique sera-t-il prêt ?

La préparation des groupes prend environ 45 minutes pour 3 à 4 membres. Avec des groupes plus grands, cela prend 1 à 1,5 heures. Nous adaptons toujours la quantité de matériel à la taille du public. Si le public est très grand (plus de 175 personnes), le temps de mise en place sera également plus long.

Le groupe est normalement prêt 30 minutes avant la performance. Cela signifie que tout a été mis en place et vérifié. Il est également possible de convenir que le groupe sera prêt à l'avance. Les membres du groupe passeront bien sûr plus de temps sur place, c'est pourquoi nous facturerons des frais pour ce temps d'attente. Le montant de cette compensation peut être convenu à l'avance avec Evenses

Le groupe fait-il des pauses ?

Pour que le concert se déroule de manière agréable, professionnelle et enthousiaste, le groupe doit faire des pauses de temps en temps. Un spectacle d'une durée maximale d'une heure se déroule normalement sans pause. Pour les représentations plus longues, vous pouvez supposer qu'il y aura une pause d'environ 15 minutes par heure.

Que se passe-t-il pendant les pauses ?

Pendant les pauses, le groupe diffuse de la musique d'ambiance à l'aide de son système de sonorisation. Cette musique est bien sûr en accord avec la musique jouée pendant le spectacle. Certains groupes sont accompagnés d'un DJ, qui se chargera de la musique. Bien entendu, vous pouvez également réserver un DJ pour les pauses de tous les groupes de musique en direct.

Le groupe a-t-il besoin d'une scène ?

En général, un groupe n'a pas besoin de scène. Il peut souvent jouer sur un espace libre dans la salle si celle-ci n'est pas surélevée. En fonction de la configuration de la salle et du nombre de personnes présentes, une scène peut toutefois constituer une valeur ajoutée. De cette manière, les musiciens sont plus visibles pour le public. Les groupes de musique live qui ont souvent besoin d'une scène sont les groupes premium et les groupes connus. Si vous avez d'autres questions, vous pouvez toujours nous contacter au sujet de la réservation d'un groupe de musique. La réservation d'un groupe de musique fait de chaque fête une réussite.

Le groupe a-t-il besoin de repas ou de boissons pendant l'événement ?

Il est possible que le groupe ait besoin de repas et/ou de boissons pendant l'événement, surtout s'il joue pendant plusieurs heures. Cela peut être discuté avec le groupe lors de la négociation des détails de leur performance. Certains groupes peuvent même stipuler dans leur contrat qu'ils ont besoin de repas et de boissons, et qu'il est de la responsabilité de l'organisateur de l'événement de les fournir. Il est important de communiquer clairement avec le groupe pour s'assurer que toutes leurs demandes sont satisfaites et qu'ils sont en mesure de fournir une performance de haute qualité pour l'événement.

Qu'est-ce qui est inclus dans le prix ?

Tout ce qui est nécessaire pour une performance réussie est inclus dans la norme de plage. Le prix est donc tout compris et il n'y a pas de frais supplémentaires. Sont inclus :

  • Divertissement tamisé et professionnel
  • Garantie de remboursement
  • Frais de voyage
  • TVA
  • Divertissement de remplacement en cas de maladie
  • Liste de souhaits en ligne
  • Gestionnaire d'événements personnels
  • Service clientèle 24/7
  • Montage et démontage (si nécessaire)
  • Technologie de la lumière et du son (si nécessaire)
  • Autres équipements nécessaires (si nécessaire)
Comment le prix est-il fixé ?

Le prix dépend principalement des facteurs suivants :

  • La durée souhaitée du spectacle
  • Temps et frais de déplacement
  • Toute technologie d'éclairage et/ou de son requise
  • Tout temps d'attente et de préparation
  • La taille du groupe
  • Connaissance de la loi.

En définitive, chaque fête est unique. C'est pourquoi nous sommes heureux de discuter de vos besoins à l'avance et pouvons vous faire une proposition sur mesure.

Comment la qualité du divertissement est-elle garantie ?

Une équipe spécialement formée effectue un contrôle préalable de nos divertissements. Ici, nous examinons :

  • l'expérience,
  • formation,
  • le rapport qualité-prix,
  • la représentativité,
  • originalité
  • fiabilité dans le respect des rendez-vous.

Ce que nous faisons d'autre :

  • Tous les actes sont présentés en avant-première par le biais de démonstrations et de performances en direct.
  • Présentation personnelle avant que les actes puissent se produire au nom d'Evenses
  • Notre service de divertissement dispose également d'un portail en ligne où ils peuvent consulter à tout moment toutes les informations et les exigences de votre réservation
  • Nous appelons et envoyons des SMS aux artistes avant la réservation pour une vérification finale.
  • Nous ne travaillons qu'avec des spectacles que nous soutenons nous-mêmes et qui répondent à nos normes de qualité. Dans tous les autres cas, ils n'apparaissent pas sur notre site web.
  • Comme nous sommes en activité depuis près de 15 ans, nous avons une bonne coopération à long terme avec presque tous nos clients du secteur du divertissement.
Quel est le processus d'une réservation ?

Notre travail consiste à vous décharger complètement pour que la fête soit réussie. C'est ainsi que l'on obtient une fête réussie :

  1. Regardez notre site web et choisissez le divertissement qui vous plaît. Difficile de choisir ? Contactez notre équipe et nous vous aiderons à trouver la bonne option.
  2. Vous recevrez une proposition sans engagement. Il ne correspond pas tout à fait à vos besoins ? Faites-le nous savoir et nous essaierons de l'adapter. La proposition vous convient-elle ? Vous pouvez ensuite indiquer que vous souhaitez réserver.
  3. Vous pouvez soumettre vos souhaits et autres détails en ligne. Nous établirons un accord et une facture. Ce document peut être payé et signé en ligne. Nous allons programmer correctement tous les divertissements. Nous prendrons contact avec vous peu avant la réservation.
  4. Nous sommes prêts. Nous allons en faire une occasion réussie !
Comment puis-je annuler ?

Voulez-vous annuler à l'improviste ? Veuillez nous contacter, nous essaierons alors de résoudre le problème du mieux possible, tant pour vous que pour le spectacle que vous avez réservé. En consultation, nous arrivons généralement à la meilleure solution.

Il s'agit de notre politique d'annulation standard :
Après avoir confirmé votre réservation, vous disposez d'un délai de réflexion de 14 jours. Vous pouvez alors annuler, sans donner de raison, sans frais. Ceci s'applique uniquement aux réservations de plus de 45 jours le jour de la réservation.

Si le délai de réflexion a expiré, ou si la réservation est effectuée dans les 45 jours, nous facturerons des frais d'annulation. Vous pouvez souscrire une assurance annulation au moment de la réservation pour 6,8 % du montant de la réservation.

Annuler sans protection d'annulation :
20% jusqu'à 90 jours ou plus avant la réservation
40% jusqu'à 31 jours avant la réservation
60% jusqu'à 14 jours avant la réservation
80 % jusqu'à 7 jours avant la réservation
100% jusqu'à 0 jour avant la réservation

Annulation avec protection d'annulation :
jusqu'à 90 jours avant la réservation
20% jusqu'à 31 jours avant la réservation
30% jusqu'à 14 jours avant la réservation
40% jusqu'à 7 jours avant la réservation
50% jusqu'à 0 jour avant la réservation
+
En cas d'annulation flexible, si le fournisseur est d'accord, le client peut déplacer la date de réservation une fois sans frais.

Pour les artistes connus, nous respectons les conditions d'annulation telles qu'elles s'appliquent à cette fête.

Comment s'effectue le paiement ?

Vous pouvez effectuer votre paiement via notre environnement en ligne sécurisé. Nous utilisons pour cela le prestataire de paiement Mollie. Vous pouvez choisir parmi toutes les méthodes de paiement courantes.

  • Idéal
  • Virement bancaire
  • Carte de crédit
  • PayPal
  • Apple Pay
  • Sofort Banking
  • Contact bancaire
  • Bouton de paiement KBC/CBC
  • Bouton de paiement Belfius

Vous pouvez choisir les modalités de paiement suivantes :

  • Dépôt de 100% à l'avance
  • 50% à la réservation, 50% restants 14 jours avant la réservation.
    Pour les entreprises uniquement :
  • Payer 30 jours après la réservation (supplément de 2,9%)
  • Payer 60 jours après la réservation (supplément de 6,8 %)
Que faire si ma fête ne peut avoir lieu à cause de Corona ?

Vous souhaitez réserver un divertissement, mais vous n'êtes pas sûr que la date de votre fête puisse être maintenue ? Avec nous, vous pouvez déplacer votre réservation sans frais à tout moment si votre fête ne peut avoir lieu en raison de mesures gouvernementales. Nous offrons cette garantie totalement gratuite !

Que faire si le spectacle ne peut pas se produire à la dernière minute ?

Nous avons toujours une option de secours disponible. Notre équipe est disponible 24 heures sur 24. Si le spectacle que vous avez réservé ne peut pas avoir lieu pour cause de force majeure, nous ferons tout notre possible pour qu'il ait lieu. Comme nous disposons d'un réseau très étendu, nous réussissons toujours.

Le choix de la qualité
Service personnalisé
Prestation garantie
Plus de 10 000 expériences de fêtes
Voulez-vous que votre événement soit une réussite?

Quel que soit votre événement ou votre célébration, nous sommes là pour faire de votre journée spéciale un moment inoubliable.

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