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Événement d'entreprise

La fin de l’année approche et vous voudriez organiser un événement d’entreprise pour vos employés et partenaires. Tout comme un mariage, un afterwork, une crémaillère ou bien un festival, l’organisation est à penser en amont. En revanche, vous ne savez pas par où commencer quant à l’organisation de cet événement d’entreprise. Pas de panique, nous sommes là. Dans cet article, nous vous donnons tous nos meilleurs conseils pour organiser votre événement d’entreprise.

Qu’est-ce qu’un événement d’entreprise ?

Un événement d'entreprise est une occasion spéciale organisée par une entreprise pour atteindre un objectif précis. Un événement d’entreprise peut prendre plusieurs formes, telles que :

  • Une réunion ;
  • Une conférence ;
  • Un séminaire ;
  • Un salon professionnel ;
  • Un gala ;
  • Une fête d'entreprise ;
  • Une cérémonie de remise de prix ;
  • Un événement caritatif.

Un événement d'entreprise offre aux entreprises l'opportunité de communiquer leurs messages clés et d'établir des contacts professionnels. Il permet également de renforcer leur image de marque et de favoriser l'engagement des employés.

Pourquoi organiser un événement d’entreprise ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut organiser un événement d'entreprise. Voici quelques-unes des principales raisons :

  • Renforcement des relations professionnelles : un événement d'entreprise offre l'occasion aux employés, aux dirigeants et aux partenaires commerciaux de se rencontrer. Ils peuvent alors interagir et renforcer leurs relations professionnelles. Cela peut favoriser la collaboration, la communication et la cohésion au sein de l'entreprise ;
  • Promotion de la marque et des produits : un événement d'entreprise peut servir de levier pour promouvoir la marque et présenter de nouveaux produits ou services. C'est l'occasion de générer de l'attention médiatique, d'attirer de nouveaux clients et de fidéliser les clients existants ;
  • Partage d'informations importantes : un événement d'entreprise permet de communiquer des informations importantes à un public ciblé. Que ce soit pour présenter une stratégie d'entreprise ou partager des mises à jour sur les performances, les événements offrent une plateforme efficace pour la diffusion d'informations clés ;
  • Motivation des employés : un événement d'entreprise peut être utilisé pour motiver et engager les employés. Cela peut inclure des récompenses, des activités de team building et des opportunités de développement professionnel ;
  • Génération d'opportunités commerciales : un événement d'entreprise peut rassembler des clients potentiels, des partenaires et des investisseurs. Cela offre des opportunités de réseautage, de négociation et de conclusion de contrats. Ces événements peuvent contribuer à l'expansion des activités commerciales et à la génération de nouvelles opportunités ;
  • Célébration des réalisations : un événement d'entreprise peut servir de plateforme pour célébrer les succès et les étapes importantes de l'entreprise. Cela peut renforcer le sentiment de fierté et d'appartenance des employés et contribuer à la construction d'une culture d'entreprise positive.

En résumé, un événement d’entreprise est une occasion unique de rassembler diverses parties prenantes et de créer des expériences significatives et mémorables.

hommes et femmes souriant et trinquant avec des verres en l'air.jpg

Comment bien organiser un événement d’entreprise ?

L’organisation d’un événement d’entreprise peut être compliquée. C’est pourquoi, pour organiser avec succès un événement d'entreprise, voici quelques étapes clés à suivre :

  • Définir l'objectif : commencez par définir clairement l'objectif de l'événement. Qu'est-ce que vous souhaitez réaliser ? Est-ce pour informer, motiver, réseauter ou célébrer ? Cette étape vous aidera à guider toutes les décisions ultérieures ;
  • Établir un budget : déterminez le budget disponible pour l'événement. Cela vous aidera à prendre des décisions en matière de logistique, de lieu, de restauration et de divertissement. Assurez-vous d'allouer des fonds pour chaque aspect de l'événement ;
  • Constituer une équipe : formez une équipe dédiée à l'organisation de l'événement. Chaque membre devrait avoir des responsabilités spécifiques et travailler en étroite collaboration pour garantir la réussite de l'événement ;
  • Planification et logistique : élaborez un plan détaillé qui comprend tous les aspects de l'événement. Il s’agit de la date, l'heure, le lieu, la durée, les équipements, la restauration, le stationnement, la sécurité. Assurez-vous de réserver le lieu et les fournisseurs nécessaires le plus tôt possible. Il est important, par exemple, de réserver un bar à smoothie ou un bar à cocktail en avance ;
  • Communication et promotion : établissez une stratégie de communication pour promouvoir l'événement auprès de votre public cible. Utilisez les médias sociaux, les courriels, les invitations personnalisées, les annonces dans l'entreprise. Cela va susciter l'intérêt et encourager les participants à s'inscrire ;
  • Programme et contenu : concevez un programme bien structuré qui répond à l'objectif de l'événement. Prévoyez des présentations, des ateliers, des conférences. Le programme doit correspondre à l'objectif et aux intérêts de votre public ;
  • Gestion des inscriptions : mettez en place un système de gestion des inscriptions pour faciliter la collecte des informations et le suivi des confirmations de présence. Utilisez des outils en ligne ou engagez un prestataire de services si nécessaire ;
  • Coordination le jour de l'événement : assurez-vous que tout est en place le jour de l'événement. Ayez une équipe dédiée à la gestion de l'accueil des participants, à l'orientation et des questions et problèmes éventuels ;
  • Évaluation et suivi : après l'événement, évaluez son succès en fonction des objectifs initiaux. Collectez des commentaires des participants pour identifier les points forts et les améliorations potentielles. Faites un suivi avec les participants et remerciez-les d'avoir participé.

En suivant ces étapes et en étant attentif aux détails, vous pouvez organiser un événement d'entreprise réussi.

personnes trinquant avec des boissons à la main.jpg

Quelles activités proposer lors d’un anniversaire ?

Lors de l'organisation d'un événement d'entreprise, il est important de proposer des activités qui engagent les participants. Voici quelques idées d'activités à considérer :

  • Activités de team building : les activités de team building favorisent la collaboration, renforcent les liens et encouragent la communication. Cela peut inclure des jeux interactifs, des activités sportives, des séances de résolution de problèmes en groupe ;
  • Conférences et ateliers : organisez des conférences et des ateliers animés par des experts dans le domaine. Cela peut être une occasion pour les participants d'apprendre de nouvelles compétences et de partager des connaissances ;
  • Activités sportives : si cela convient à l'événement, organisez des activités sportives. Il peut s’agir de tournois de football ou de volleyball. Cela favorise la santé et le bien-être des participants tout en encourageant l'esprit d'équipe et la compétition amicale ;
  • Divertissement : prévoyez des moments de divertissement tels que des spectacles de danse, de tissu aérien ou d’acrobate aérien. Vous pouvez aussi faire appel à un groupe de musique. Selon le thème, optez pour de la pop, jazz, rock, blues ou bien bossa nova. Un DJ peut également être une bonne idée. De nos jours, il existe également des duos DJ avec musicien. Offrez à vos invités la performance d’un DJ et saxophoniste, DJ avec percussionniste ou d’un DJ avec violoniste. Les participants profiteront d'une pause agréable avec ces musiciens, qui leur permettra de se détendre et de se divertir.

Il est essentiel de choisir des activités qui correspondent à la culture de l'entreprise et aux intérêts des participants. N'oubliez pas de prendre en compte les besoins spécifiques de votre public et d'adapter les activités en conséquence.
Afin d’immortaliser ce moment, vous pouvez louer les services d'une borne de selfie ou bien d’un dessinateur rapide. De cette manière, les participants repartiront avec un souvenir original.

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Pourquoi devrais-je envisager de réserver des services extras pour mon événement ?

La réservation de services extras peut apporter plusieurs avantages pour votre événement. Ces services peuvent améliorer l'expérience globale de vos invités, ajouter une touche de personnalisation à l'événement et faciliter son organisation.

Comment choisir les services extras pour mon événement ?

Pour choisir les services extras les plus appropriés pour votre événement, il est important de considérer vos souhaits, les besoins et les attentes des invités, ainsi que le thème et le style de l'événement.

Qu'est-ce qui est inclus dans le prix ?

Tout ce qui est nécessaire pour une performance réussie est inclus dans la norme de plage. Le prix est donc tout compris et il n'y a pas de frais supplémentaires. Sont inclus :

  • Divertissement tamisé et professionnel
  • Garantie de remboursement
  • Frais de voyage
  • TVA
  • Divertissement de remplacement en cas de maladie
  • Liste de souhaits en ligne
  • Gestionnaire d'événements personnels
  • Service clientèle 24/7
  • Montage et démontage (si nécessaire)
  • Technologie de la lumière et du son (si nécessaire)
  • Autres équipements nécessaires (si nécessaire)
Comment le prix est-il fixé ?

Le prix dépend principalement des facteurs suivants :

  • La durée souhaitée du spectacle
  • Temps et frais de déplacement
  • Toute technologie d'éclairage et/ou de son requise
  • Tout temps d'attente et de préparation
  • La taille du groupe
  • Connaissance de la loi.

En définitive, chaque fête est unique. C'est pourquoi nous sommes heureux de discuter de vos besoins à l'avance et pouvons vous faire une proposition sur mesure.

Comment la qualité du divertissement est-elle garantie ?

Une équipe spécialement formée effectue un contrôle préalable de nos divertissements. Ici, nous examinons :

  • l'expérience,
  • formation,
  • le rapport qualité-prix,
  • la représentativité,
  • originalité
  • fiabilité dans le respect des rendez-vous.

Ce que nous faisons d'autre :

  • Tous les actes sont présentés en avant-première par le biais de démonstrations et de performances en direct.
  • Présentation personnelle avant que les actes puissent se produire au nom d'Evenses
  • Notre service de divertissement dispose également d'un portail en ligne où ils peuvent consulter à tout moment toutes les informations et les exigences de votre réservation
  • Nous appelons et envoyons des SMS aux artistes avant la réservation pour une vérification finale.
  • Nous ne travaillons qu'avec des spectacles que nous soutenons nous-mêmes et qui répondent à nos normes de qualité. Dans tous les autres cas, ils n'apparaissent pas sur notre site web.
  • Comme nous sommes en activité depuis près de 15 ans, nous avons une bonne coopération à long terme avec presque tous nos clients du secteur du divertissement.
Quel est le processus d'une réservation ?

Notre travail consiste à vous décharger complètement pour que la fête soit réussie. C'est ainsi que l'on obtient une fête réussie :

  1. Regardez notre site web et choisissez le divertissement qui vous plaît. Difficile de choisir ? Contactez notre équipe et nous vous aiderons à trouver la bonne option.
  2. Vous recevrez une proposition sans engagement. Il ne correspond pas tout à fait à vos besoins ? Faites-le nous savoir et nous essaierons de l'adapter. La proposition vous convient-elle ? Vous pouvez ensuite indiquer que vous souhaitez réserver.
  3. Vous pouvez soumettre vos souhaits et autres détails en ligne. Nous établirons un accord et une facture. Ce document peut être payé et signé en ligne. Nous allons programmer correctement tous les divertissements. Nous prendrons contact avec vous peu avant la réservation.
  4. Nous sommes prêts. Nous allons en faire une occasion réussie !
Comment puis-je annuler ?

Voulez-vous annuler à l'improviste ? Veuillez nous contacter, nous essaierons alors de résoudre le problème du mieux possible, tant pour vous que pour le spectacle que vous avez réservé. En consultation, nous arrivons généralement à la meilleure solution.

Il s'agit de notre politique d'annulation standard :
Après avoir confirmé votre réservation, vous disposez d'un délai de réflexion de 14 jours. Vous pouvez alors annuler, sans donner de raison, sans frais. Ceci s'applique uniquement aux réservations de plus de 45 jours le jour de la réservation.

Si le délai de réflexion a expiré, ou si la réservation est effectuée dans les 45 jours, nous facturerons des frais d'annulation. Vous pouvez souscrire une assurance annulation au moment de la réservation pour 6,8 % du montant de la réservation.

Annuler sans protection d'annulation :
20% jusqu'à 90 jours ou plus avant la réservation
40% jusqu'à 31 jours avant la réservation
60% jusqu'à 14 jours avant la réservation
80 % jusqu'à 7 jours avant la réservation
100% jusqu'à 0 jour avant la réservation

Annulation avec protection d'annulation :
jusqu'à 90 jours avant la réservation
20% jusqu'à 31 jours avant la réservation
30% jusqu'à 14 jours avant la réservation
40% jusqu'à 7 jours avant la réservation
50% jusqu'à 0 jour avant la réservation
+
En cas d'annulation flexible, si le fournisseur est d'accord, le client peut déplacer la date de réservation une fois sans frais.

Pour les artistes connus, nous respectons les conditions d'annulation telles qu'elles s'appliquent à cette fête.

Comment s'effectue le paiement ?

Vous pouvez effectuer votre paiement via notre environnement en ligne sécurisé. Nous utilisons pour cela le prestataire de paiement Mollie. Vous pouvez choisir parmi toutes les méthodes de paiement courantes.

  • Idéal
  • Virement bancaire
  • Carte de crédit
  • PayPal
  • Apple Pay
  • Sofort Banking
  • Contact bancaire
  • Bouton de paiement KBC/CBC
  • Bouton de paiement Belfius

Vous pouvez choisir les modalités de paiement suivantes :

  • Dépôt de 100% à l'avance
  • 50% à la réservation, 50% restants 14 jours avant la réservation.
    Pour les entreprises uniquement :
  • Payer 30 jours après la réservation (supplément de 2,9%)
  • Payer 60 jours après la réservation (supplément de 6,8 %)
Que faire si ma fête ne peut avoir lieu à cause de Corona ?

Vous souhaitez réserver un divertissement, mais vous n'êtes pas sûr que la date de votre fête puisse être maintenue ? Avec nous, vous pouvez déplacer votre réservation sans frais à tout moment si votre fête ne peut avoir lieu en raison de mesures gouvernementales. Nous offrons cette garantie totalement gratuite !

Que faire si le spectacle ne peut pas se produire à la dernière minute ?

Nous avons toujours une option de secours disponible. Notre équipe est disponible 24 heures sur 24. Si le spectacle que vous avez réservé ne peut pas avoir lieu pour cause de force majeure, nous ferons tout notre possible pour qu'il ait lieu. Comme nous disposons d'un réseau très étendu, nous réussissons toujours.

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Quel que soit votre événement ou votre célébration, nous sommes là pour faire de votre journée spéciale un moment inoubliable.

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